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Ibaiscanbit: la oficina sin papeles (“paperless”) gracias a METAPOSTA

IbaiScanbit es una empresa de servicios informáticos y documentales con una experiencia de más de 25 años en servicios TI y de outsourcing. Su misión es colaborar con sus clientes en la consecución de sus objetivos estratégicos mediante la gestión de la información y la documentación, y el uso de las tecnologías informáticas más avanzadas.

IbaiScanbit pertenece al Grupo LKS (LKS-Consultoría tecnológica). El Grupo LKS es uno de los principales referentes del sector de los servicios profesionales en España. Forma parte de la División de Consultoría e Ingeniería de la Corporación Mondragón.

En 2018 IbaiScanbit decidió apostar por la estrategia de ir reduciendo el papel en el envío de sus comunicaciones del departamento de personas. Objetivo: la oficina sin papeles «paperless». Para ello, confió en METAPOSTA para afrontar este reto. Comenzó utilizando el canal seguro y privado que METAPOSTA le ofrece para entregar sus nóminas. De esta forma, redujo sus costes de una forma significativa y consiguió simplificar las tareas administrativas del departamento de recursos humanos.

Una vez completada esta primera etapa, IbaiScanbit siguió avanzando en la digitalización y simplificación de todas las comunicaciones que la empresa realiza a las personas pertenecientes a su plantilla. De esta forma se también se aseguraba el cumplimiento de la legislación vigente en cuanto al tratamiento de datos sensibles.

Tal como nos cuenta Oscar Díaz de Otazu (Responsable RRHH de Ibaiscanbit): “Además de la formalización de contratos vía firma móvil, este método es utilizado por Ibaiscanbit para la firma de otra cantidad de documentos que nos proporcionan gran agilidad en la gestión. Por poner un ejemplo, la Coordinación de Actividades Empresariales en la que parte de la documentación que se trata, debe de ir firmada por la empresa y los trabajadores.

También la empleamos para la formalización de documentos que nuestros trabajadores deben firmar como son, acuerdos de confidencialidad de datos, acuerdos de fidelización y/o cláusulas de cualquier tipo que requieran de un procedimiento de firma convencional.

En resumen, es un sistema que proporciona agilidad en los procesos, ahorro de tiempos sobre todo cuando intervienen personas que están desplazadas y también en la localización de documentos, ahorro de espacios físicos y colaboración en el cuidado del medio ambiente por evitar el gasto innecesario de tóner y papel, además de los desplazamientos innecesarios o el empleo de correo convencional para la firma de documentación que así lo requiera”.