En esta entrevista, Raúl Barba, responsable de informática de Sabico, nos cuenta, cómo gracias a la solución de firma en lote de METAPOSA, han conseguido digitalizar todos los procesos administrativos asociados al proceso de acogida.
1.- ¿Qué impulsó a Sabico a probar el “ON BOARDING DIGITAL” de METAPOSTA?
La información que tenemos que enviar cada vez que contratamos un nuevo trabajador es cada vez mayor. No solo tenemos que entregarle el contrato, sino que son cada vez más los documentos que le tenemos que proporcionar. En definitiva, por cada nueva contratación tenemos que entregar: el contrato, la documentación de prevención de riesgos, documentación relativa a protocolos internos, responsabilidad social, etc. Y nuestras previsiones son que el volumen de documentación crezca con el tiempo.
Un segundo factor a tener en cuenta es que van también creciendo el número de organismos que nos solicitan “pruebas” de haber aportado la documentación correspondiente, desde la inspección de Trabajo hasta el propio cliente. Son muchos los portales informáticos donde debemos adjuntar los documentos aportados en el proceso.
2.- ¿Qué particularidades específicas tiene Sabico para utilizar este servicio?
Creo que la mayoría de las necesidades son comunes a todas las empresas. Lo que es cierto, es que todo es más complejo si el volumen de trabajadores contratados es alto. En el caso de Sabico Group, muchos de nuestros servicios, como la vigilancia o la limpieza, gestionan un número muy alto de contrataciones. Por lo que el número de documentos a gestionar, tramitar (y en algunos casos firmar) y, finalmente, archivar, es muy elevado.
Como peculiaridad, añadiría, que muchos de los procesos de acogida no se realizan en las oficinas del grupo, sino que se realizan en el centro de trabajo donde el trabajador prestará sus servicios (que son instalaciones de nuestros clientes). Esto hace que la “no presencialidad” asociada a los servicios de METAPOSTA nos sea de gran utilidad. Nos evita el tener que disponer de infraestructura o documentación en instalaciones que nos son propias de Grupo Sabico.
3.- ¿Qué objetivos perseguían cuando decidieron digitalizar estos procesos de acogida?
Supongo que el mismo objetivo que cualquier departamento de RRHH. Asegurarnos de que en el proceso de las nuevas contrataciones:
– Se entregan todos los documentos que debemos entregar al trabajador.
– Que en los casos en los que sea necesario recoger la firma de algún documento, asegurarnos de que el trabajador firma el documento. Y finalmente,
– Garantizar el correcto archivado de esos documentos y que sean fácilmente localizables.
Pero también nos preocupan las personas que se incorporan a nuestra organización. Queremos que los trabajadores se sientan acogidos, tengan facilidad para recibir sus documentos y evitar desplazamientos, tiempos de espera, etc.

4.- ¿Cómo ha sido esta experiencia con METAPOSTA?
Obviamente buena. Hemos ido desarrollando juntos algunas de las mejoras; en este punto no me cabe sino destacar que nos hemos entendido a la perfección. METAPOSTA ha recogido perfectamente nuestras necesidades para ofrecernos soluciones.
5.- ¿Qué procesos han conseguido mejorar?
El proceso entero de acogida del trabajador: los aspectos laborales, de PRL, de información social, protección de datos, normas internas, etc. Incluso los procesos de selección de personas ahora son más ágiles, gracias a que con METAPOSTA, el control de la documentación entregada y firmada se ha simplificado. Y esto se ha traducido en más tiempo para todos los departamentos implicados: selección, contratación, laboral, jurídico, etc.
6.- ¿A quién recomendaría el “On Boarding digital”?
Jeje. Aquí me gustaría dar la vuelta a la pregunta, ¿a quién le puede interesar mantener los procesos de acogida en papel?
