Ser la primera organización privada de España en contratación, participación y liderazgo en el programa Horizon 2020 de la Comisión Europea, y la tercera en solicitud de patentes europeas, conlleva una gestión administrativa importante, siendo una de las partes más arduas, la recogida de la firma en ciertos documentos. Si a esto le añadimos la dispersión de la plantilla, estaríamos definiendo a TECNALIA, que para hacer frente a esta situación ha optado por el uso de la firma electrónica.
De todo ello nos habla Teresa Fernández-Miranda, responsable de Gestión Administrativa de Programas (polo Gipuzkoa) de TECNALIA, que nos describe cómo, gracias a las soluciones de recogida de firma de METAPOSTA, han simplificado estos procedimientos y han eliminado el papel.
¿Cómo era el proceso de recogida de firma antes digitalizarlo con METAPOSTA? ¿Cuáles eran las principales dificultades del proceso?
Antes de digitalizar el proceso con METAPOSTA, la firma de los partes horarios que nos requerían en los proyectos subvencionados se hacía de manera manuscrita. Debido a la dispersión de nuestros investigadores en tantas sedes geográficas (dos edificios en Donostia, dos edificios en Zamudio, dos en Miñano, La Almunia, etc.), teníamos que enviar los documentos a firmar a cada sede, a través de valija interna. Luego, una vez que los firmaban, los investigadores nos los devolvían de la misma manera, siendo un proceso muy largo, y con riesgo de que se traspapelaran los documentos.
¿En qué forma ha mejorado ese proceso?
Ahora, con la implantación de METAPOSTA, generamos nuestros documentos desde nuestra ERP, en formato PDF, y los enviamos, por este canal online, a los investigadores. Ellos reciben un email solicitándoles la firma de los documentos, los firman de manera electrónica con la propia herramienta que les facilita METAPOSTA y, una vez firmados, nos llegan a un buzón predeterminado. De esta manera, el proceso se acorta muchísimo en tiempo, no hay riesgo de pérdida de documentos, y utilizamos mucho menos papel.
¿Qué les hizo decidirse por la solución de recogida de firma de METAPOSTA?
Por todo lo comentado anteriormente y por ser una firma aceptada por Gobierno Vasco, nos decidimos por la solución de METAPOSTA.
TECNALIA es el mayor centro de investigación aplicada y desarrollo tecnológico de España, un referente en Europa y miembro de Basque Research and Technology Alliance. Colaboran con las empresas e instituciones para mejorar su competitividad, la calidad de vida de las personas y lograr un crecimiento sostenible; compromisos muy alineados con los de METAPOSTA.