Fakturak, kontratuak, nominak, egiaztagiriak, aseguru-polizak, ziurtagiriak… Gaur egun gure dokumentazioaren zati handi bat posta elektronikoaren bidez jasotzen dugu. Eta askotan urteetan zehar bertan gordeta geratzen da.
Izan ere, dokumentu bat behar dugunean, ez da arraroa lehenengo gauza sarrera-ontzian bilatzea izatea.
Baina posta elektronikoa ez zen horretarako sortu.
Posta elektronikoa komunikatzeko sortu zen, ez dokumentuak zaintzeko
Posta elektronikoa informazioa trukatzeko tresna aparta da. Hala ere, denborarekin, pertsona askok beren posta-kontua dokumentu-artxibo bat balitz bezala erabiltzen amaitu dute: fakturak gordetzen dituzte, kontratuak kontserbatzen dituzte, komunikazio garrantzitsuak biltegiratzen dituzte eta dokumentuak sarrera-ontziko bilaketen bidez berreskuratzen dituzte.
Arazoa da, mezu-bolumena handitzen den neurrian, informazio hori aurkitzeko, kontrolatzeko eta babesteko zailtasunak ere handitzen direla.
Lehen arazoa: bilatzen duzuna aurkitzea
Dokumentu bat posta elektronikoan gordetzea erraza da. Zailena gero etortzen da normalean.
Denborarekin, ohiko egoerak agertzen dira:
bikoiztutako mezuak,
dokumentu beraren bertsio desberdinak,
aurkitzeko zailak diren eranskinak,
publizitatearen eta garrantzi txikiko komunikazioen artean nahastutako dokumentu garrantzitsuak.
Dokumentazioa milaka mezu elektronikoren artean sakabanatuta dagoenean, behar duzuna aurkitzea jada ez da lan erraza izaten. Sarrera-ontzi bakoitza biltegi independente txiki baten moduan funtzionatzen amaitzen da, dokumentuak karpeten, birbidalketen, kopien eta kontu desberdinen artean banatuta.
Bigarren arazoa: epe luzeko kontserbazioa
Dokumentu garrantzitsuek posta elektroniko batek baino askoz bizi-ziklo luzeagoa izan ohi dute. Hala ere, posta-kontuek gorabeherak izan ditzakete:
ustekabeko ezabaketak,
konturako sarbidea galtzea,
hornitzaile-aldaketak,
erabilgarri dagoen espazioa betetzea.
Posta elektronikoa ez dago diseinatuta denboran zehar dokumentazio garrantzitsuaren kontserbazio antolatua bermatzeko. Eta dokumentu bat sarrera-ontzitik desagertzen denean, berreskuratzea zaila edo zuzenean ezinezkoa izan daiteke.
Hirugarren arazoa: segurtasuna
Posta elektronikoan gordetzen dugun dokumentazioak askotan informazio bereziki sentikorra du edukian: datu pertsonalak, informazio ekonomikoa, kontratuak, lan-dokumentazioa, ziurtagiriak. Norbaitek kontura sartzea lortzen badu, informazio guzti horretarako sarbidea ere izango du.
Baina bada are garrantzitsuagoa den galdera bat: nola dakizu dokumentua benetan bidali duela dion erakunde edo pertsonak bidali duela?
Phishinga eta nortasun-ordezkapena mehatxu digital nagusietako bat bihurtu dira. Egunero jasotzen ditugu bankuen, administrazio publikoen, mezularitza-enpresen edo hornidura-konpainien itxura duten mezuak. Askok logotipoak eta formatuak zehaztasun handiz erreproduzitzen dituzte. Lehen begiratuan legitimoak dirudite. Baina ez dira beti hala.
Dokumentu garrantzitsuez ari garenean, igorlearen itxuran soilik oinarritzea ez da nahikoa.
Dokumentuen segurtasuna gorde aurretik hasten da
Dokumentu garrantzitsu batek ez du soilik babestuta egon behar. Jatorriari buruzko konfiantza ere behar du: nork bidali duen jakitea, noiz jarri den eskuragarri eta aldatu ez dela bermatzea.
Horregatik, gero eta garrantzi handiagoa dute konfiantzazko zerbitzu digitalek, dokumentazioa bidaltzean nahiz jasotzean bermeak eskaintzeko diseinatuta baitaude. Dokumentuen segurtasuna ez da dokumentua gordetzen dugunean hasten. Jasotzen dugunean hasten da.
Postontzi digital seguruaren zeregina
Postontzi digital seguru bat ez da fitxategiak biltegiratzeko leku hutsa. Dokumentazioa jasotzeko aukera ematen du, honako hauetarako diseinatutako ingurune batean:
informaziorako sarbidea babesteko,
dokumentuen osotasuna mantentzeko,
modu antolatuan eta aurkitzeko errazean kontserbatzeko,
bidalketen jatorriari buruzko bermeak eskaintzeko.
Posta elektronikoan edonork erakunde legitimo baten itxura har dezakeen bitartean, konfiantzazko ingurune batean igorlearen identitatea zerbitzuaren bermeen parte da. Eta hori bereziki garrantzitsua da dokumentazio garrantzitsuaz ari garenean.
Metaposta behar horri erantzuteko sortu zen, hain zuzen ere: dokumentazio garrantzitsua bermeekin jasotzen den, modu antolatuan kontserbatzen den eta benetan behar denean aurki daitekeen espazio bat.
Izan ere, dokumentu bat babestea ez da soilik gordetzea. Bidaltzen duenaren gainean konfiantza izatea eta behar denean non aurkitu jakitea ere bada.